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Como controlar as finanças da sua empresa – As ferramentas de controle financeiro

Aprenda tudo neste super artigo sobre como controlar as finanças de sua empresa desde o começo
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Você finalmente venceu a barreira do medo – e das burocracias – e agora vai começar um novo negócio.

Liberdade, oh liberdade!

O sonho de ser o próprio patrão, de ficar rico, de construir algo que fará diferença na vida das pessoas.

O orgulho de atravessar o Vale das Incertezas e proclamar o “Veni, vidi, vici”.

Você prepara tudo, aposta no seu talento e naquilo que mais gosta.

Mas eis que então surge um problema:

Ó Deus! Eu nem sei por onde começar o meu caixa! O que devo fazer?

Calma gafanhoto, não criemos pânico.

Não quero aqui ter a pretensão de responder no lugar do homem lá de cima, mas talvez eu possa te ajudar um pouco mais rápido.

Minha missão neste artigo é mostrar a você o essencial do que precisa saber sobre Controle Financeiro.

Irei apresentar as 7 principais ferramentas para você manter o controle diário sobre seu negócio.

A partir daqui você conseguirá entender todo o resto.

Pronto para começar?

Então sigam-me os bons!

Começando pelo Começo – Gerando Informações

COMEÇANDO PELO COMEÇO – GERANDO INFORMAÇÕES

Quando o assunto é gestão financeira, sempre se fala muito em Demonstração do Fluxo de Caixa, Demonstração de Resultado do Exercício e Demonstrativo do Balanço Patrimonial.

E com razão, afinal esses são os principais Demonstrativos Financeiros, ferramentas essenciais na Gestão de Negócios.

A questão é que esses são instrumentos um pouco mais avançados no processo gerencial, e para poder chegar até eles, precisamos passar ainda por uma outra etapa.

E é aqui que as pessoas se confundem tanto:

Por onde começar?

Bem, a resposta é muito simples:

Pelas informações.

O acompanhamento diário dos negócios é a primeira etapa para que se consiga estabelecer o controle sobre as finanças.

Vendas a vista, vendas a prazo, compras, empréstimos, giro de estoque, movimentações bancárias… Todo dia as atividades da empresa geram novas informações.

Então o que você precisa fazer é registrar essas informações.

Ok, mas registrar aonde?

Primeiro, eu imagino que você já saiba, mas não custa nada lembrar que são MUITAS informações.

Informações o suficiente para tornar a ideia de escrevê-las em um único caderninho, no mínimo inviável.

Por isso, existem ao menos 7 ferramentas de controle financeiro para você registrar as informações geradas diariamente.

Por que sete?

Sete porque para manter o controle adequado, é preciso separar as informações em categorias diferentes.

Você irá entender melhor quando eu explicar cada uma dessas ferramentas, mas por hora pense assim:

Quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro – a não ser que você tome um calote – ainda vai entrar – sim, no futuro. Portanto é uma Conta a Receber.

Já no caso de uma venda a vista, o dinheiro entra na hora. Portanto é um movimento do Caixa.

As Sete Ferramentas Básicas de Controle Financeiro

movimento do caixa

Antes de falar quais são essas ferramentas básicas para você utilizar no dia a dia, preciso explicar um detalhe importante sobre o Fluxo de Caixa.

A expressão “Fluxo de Caixa” é um tanto sugestiva e acaba criando uma bagunça que confunde muita gente. Isso porque a expressão é uma coisa, mas as ferramentas para gerenciar o Fluxo de Caixa podem ser diferentes. Você deve entender o seguinte:

Existe o Controle de Caixa, a Projeção do Fluxo de Caixa e a Demonstração do Fluxo de Caixa.

Grosso modo, a diferença é essa:

No começo do período de tempo escolhido para a análise – que pode ser a semana, o mês, trimestre, semestre, ano; depende das suas necessidades – fazemos a Projeção do Fluxo de Caixa. Ou seja, uma previsão da entrada e saída de dinheiro, baseada em informações passadas e projeções futuras.

Ao final do período, fazemos então a Demonstração do Fluxo de Caixa. Nela são indicadas as entradas e saídas de dinheiro ocorridas durante o tempo determinado.

Mas a ferramenta que se utiliza para registrar os movimentos do Caixa em si, no dia a dia, na hora em que acontece, é o Controle de Caixa – ou Movimento do Caixa.

Ele vai fornecer as informações para se elaborar o Fluxo de Caixa.

Na verdade, o Fluxo de Caixa diz respeito a todo o Fluxo Financeiro da empresa, e não apenas ao caixa propriamente dito. Ou seja, também envolve entradas e saídas via cheque, depósito bancário e cartão de crédito, por exemplo.

Atualmente existem várias planilhas e sistemas de Gestão Financeira onde você pode gerenciar todas as informações necessárias para ter o controle do Fluxo de Caixa. Nelas já são inclusas as próximas sete ferramentas que irei apresentar.

Entretanto, você também pode utilizar cada uma dessas ferramentas separadamente, em forma de livro ou planilha específica. Mas independente da forma como preferir usar, entenda que são elas que irão fornecer as informações para o seu Fluxo de Caixa, e por isso são tão importantes.

Elas são as Ferramentas de Controle Financeiro.

1. Controle de Caixa (Movimento do Caixa)

Nele você registra tudo o que entrou e saiu de dinheiro no dia, e confere em tempo real o saldo existente no caixa.

Sabe aquela famosa expressão que diz que no final do dia é hora de “Fechar o Caixa”? Bem, isso quer dizer que no final do expediente, você precisa apurar os registros a fim de verificar se não existem erros ou desvios.

O funcionamento é bem simples. O caixa abre o dia com um saldo – o que fechou no dia anterior – e aí durante o decorrer do dia, os movimentos ocorrem e devem ser registrados. Ao fim do expediente, você verifica se todas as entradas e saídas “batem” com o que tem no caixa.

Às vezes pode haver erros nos registros, como se esquecer de anotar uma entrada, ou registrar duplicado. E às vezes você pode constatar desvios – infelizmente – e aí quer dizer que algum espertinho está te sacaneando.

Como eu já disse, a ferramenta pode ser utilizada em forma de livro – como o mostrado na foto – ou de planilha. Ou então diretamente dentro de um software gerencial.

 

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2. Controle Bancário

Aqui é onde você registra diariamente toda a movimentação bancária da empresa.

Nele constam as entradas via depósito, transferência, recebimentos por cartão de débito ou crédito, assim como os pagamentos realizados por meio bancário, e outros débitos, como tarifas e juros por exemplo.

Funciona basicamente como o controle do caixa, só que controla a conta do banco.

 

3. Controle Diário de Vendas

Nesta ferramenta, como o nome já sugere, são registradas as vendas diárias da empresa.

É mais um instrumento de suma importância, pois através dele se pode verificar tanto as vendas diárias como o total acumulado em certo período de tempo, o que é fundamental quando se trabalha com metas.

Mas ainda vai além.

Hoje em dia, oferecer ao cliente facilidades no pagamento deixou de ser uma vantagem de poucos e passou a ser uma obrigação a todos. Por isso, nem todas as vendas significam dinheiro a vista.

O Controle Diário de Vendas possibilita gerenciar as informações não apenas das vendas diárias, como também de seus respectivos prazos de recebimento.

E obviamente, ele ainda fornece dados para você conferir se os valores das vendas a vista foram registrados no caixa, e também se as saídas de mercadorias conferem com o estoque.

4. Controle de Contas a Receber

Como eu disse lá em cima, quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro – a não ser que você tome um calote – ainda vai entrar – sim, no futuro. Portanto é uma Conta a Receber.

Na verdade essa é uma atividade que merece atenção especial da empresa, dada a delicadeza do assunto.

Infelizmente, nessa modalidade você sempre estará sujeito à inadimplência. Mas pode – e deve – tomar ações para reduzir os riscos.

Entretanto, as respectivas análises e planejamentos são tratadas na Administração de Duplicatas a Receber.

Falando especificamente desta quarta ferramenta que estou apresentando, sua função é controlar os valores a receber, oriundos das vendas a prazo da empresa.

Através dela, se pode estimar quanto dinheiro entrará para a empresa em determinados prazos, como dali a 30, 60 ou 90 dias por exemplo.

Você também pode verificar as contas com atrasos, para tomar as devidas providências, além de verificar quais clientes pagam em dia, e quais não.

Novamente, assim como as outras ferramentas apresentadas, o Controle de Contas a Receber pode ser utilizado por meio de um livro/caderno, planilha ou dentro de um Software gerencial. E ainda há aquelas pessoas que preferem utilizar pastas.

Também como nas outras, as informações geradas aqui alimentam o Fluxo de Caixa.

 

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5. Controle de Contas a Pagar

É bem provável que, de alguma forma, você já tenha em casa esse tipo de controle para as suas contas pessoais.

Água, luz, telefone, internet, cartão, televisão…

O controle sobre essas contas é um tipo de cuidado que devemos tomar para sabermos o quanto de nossos rendimentos estará comprometido, além de não correr o risco de atrasar e perder mais dinheiro pagando juros.

Na sua empresa não é diferente. Aliás, é sim, os valores geralmente são maiores.

Mas o que quero dizer é que a ideia é a mesma. É preciso saber quais são as obrigações financeiras que a empresa assume para poder se planejar de forma a nunca dar um passo maior que a perna.

Através desta ferramenta, você consegue organizar os totais a pagar, de acordo com seus períodos de vencimento, ou seja: dia, semana, quinzena, mês, etc.

Com isso, é possível estabelecer prioridades de pagamento em tempos de “vacas magras”.

Sua forma de utilização também pode ser através de caderno/livro, planilha, pasta ou software. Assim como suas informações também são fundamentais para elaborar o fluxo de caixa.

 

6. Controle de Despesas (Controle de Custos)

Para ser rentável, não basta para a empresa apenas obter receitas, ela também precisa controlar suas despesas. Quando os custos são muito altos, a margem de lucro torna-se, consequentemente, muito baixa. Isso, aliás, deixa a empresa vulnerável e fácil de ser batida pelos concorrentes.

Na ferramenta Controle de Despesas – também chamada de Controle de Custos – você deve registrar todas as despesas contraídas pela empresa (compra de mercadorias, luz, internet, salários, etc…).

Esse controle serve para acompanhar os gastos mensais e avaliar se as despesas são razoáveis e acessíveis.

Desta forma, sempre que necessário pode-se verificar maneiras de cortar custos, identificando quais despesas podem ser reduzidas; por exemplo, trocando fornecedores, migrando para planos de serviços mais baratos ou mesmo enxugando a folha salarial.

Além disso, com esse controle você pode calcular o seu Ponto de Equilíbrio, e avaliar qual o preço ideal para a sua mercadoria.

 

7. Controle de Estoques

Por fim, mas não menos importante, temos também o controle de estoque.

Aliás, essa é outra atividade que requer atenção especial da administração, pois uma gestão inadequada do estoque pode gerar de pequenos a enormes prejuízos para a empresa.

Entretanto, as respectivas análises e planejamentos são tratadas na “Gestão de Estoques”, uma temática da Logística.

O que posso adiantar aqui é que o controle se aplica a todos os itens que você usa para produzir um produto ou serviço, desde a matéria-prima até o produto acabado.

Digamos que o Controle de Estoque seja um rastreamento contábil dos itens que você vende, usa ou fabrica.

O controle eficiente permite que você tenha a quantidade certa de estoque na hora certa e no lugar certo. Ele garante que o capital não seja empregado desnecessariamente e protege a produção se ocorrerem problemas com a cadeia de abastecimento.

Mas como eu disse, esse é um assunto que deve ser aprofundado na “Gestão de Estoques”.

Falando especificamente da ferramenta, o Controle de Estoque é onde você registra todo o movimento de entradas e saídas do estoque.

Os principais tipos de estoque são os de (1) matéria prima; (2) produtos em fabricação; (3) produtos acabados (4) consumíveis.

O sistema de estoque que você deve utilizar depende do tamanho do seu negócio e do material que você tem.

Esse controle particularmente eu considero o menos indicado para você fazer manualmente.

Procure utilizar um programa que se adapte ao tipo e tamanho do seu negócio.

 

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Conclusão – Recapitulando

COMO CONTROLAR AS FINANÇAS DA SUA EMPRESA

Há uma frase do Renato Russo em que ele dizia:

Todos sonham, poucos acreditam e quase ninguém corre atrás.

Bem, se você chegou até aqui gafanhoto, é um ótimo sinal de você corre atrás.

Parabéns!

Como já sabe, a gestão financeira eficiente é imprescindível para o sucesso nos negócios. Não adianta apenas sonhar e esperar as coisas caírem do céu.

Os Controles Financeiros são essenciais na Gestão de Negócios e fazer o acompanhamento dos seus números no dia a dia pode ser a diferença entre sonhar e conquistar.

Vamos rever então quais são as 7 Ferramentas de Controle Financeiro

 

  1. Controle Diário de Caixa– registra as entradas e saídas de dinheiro em caixa
  2. Controle Bancário– registra as entradas e saídas de dinheiro no banco
  3. Controle Diário de Vendas– registra todas as vendas realizadas
  4. Controle de Contas a Receber– registra os valores de vendas a prazo e seus respectivos vencimentos
  5. Controle de Contas a Pagar– registra os valores de contas a serem quitadas e seus respectivos vencimentos
  6. Controle de Despesas– registra os valores das despesas contraídas
  7. Controle de Estoque– registra as entradas e saídas de itens no estoque

 

Não esqueça que:

  • As formas de utilização dessas ferramentas variam de acordo com o tamanho e tipo de negócio da empresa.
  • Em geral podem ser usadas a partir de livros/cadernos, planilhas ou software.
  • Sistemas de computador para a gestão do Fluxo de Caixa normalmente já compreendem todas essas ferramentas.
  • Essas ferramentas geram as informações necessárias para elaboração do Fluxo de Caixa.
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