Gerar resultados Gerenciamento

O que você precisa saber sobre Relatórios Gerenciais

Descubra dicas, veja um modelo e aprenda o que é, para que serve e como fazer relatórios gerenciais
Que tal imprimir? Baixe grátis uma cópia deste artigo em PDF!

É indiscutível que são os resultados financeiros que definem o futuro de qualquer negócio, afinal, o objetivo de toda empresa é gerar lucros, correto? (Ok, você pode dizer que o terceiro setor não deve dar lucros, mas ele precisa conseguir se manter!)

Entretanto, o desempenho financeiro é produto de uma série de diversos fatores que constituem as atividades do negócio. Fatores operacionais, comerciais, mercadológicos, tecnológicos, etc e etc.

Pense assim: se você é um fabricante de chocolate – adoro chocolate – a sua produtividade é um importantíssimo indicador chave de desempenho – o chamado “KPI” – que impacta direta e bruscamente no seu desempenho financeiro.

Acontece que esse KPI simplesmente não faz parte do relatório financeiro. Então, como a administração vai tomar conhecimento? Bem, o fato é que essa medida, necessariamente, precisa aparecer em algum lugar. Para isso existem diversos outros relatórios. Os relatórios gerenciais.

É a partir dos relatórios gerenciais que os executivos da empresa poderão saber como estão os negócios, comparados às suas expectativas e outras referências.

Mas saiba, gafanhoto, que isso não é algo apenas para gigantes da indústria. Relatórios gerenciais são importantes ferramentas para micro, pequenas, médias e grandes empresas.

A minha missão neste artigo é mostrar a você o que são, para que servem e principalmente, ensinar como produzir relatórios eficazes.

Pronto para melhorar o seu conhecimento?

Então sigam-me os bons!

pen laying on report with diagrams

O que são Relatórios Gerenciais?

Podemos entender os Relatórios Gerenciais como documentos que descrevem informações relevantes sobre determinados pontos do negócio, servindo para avaliações e possíveis tomadas de decisões.

Esse documento demonstra o desempenho do objeto em análise durante um período de tempo, de modo que os interessados possam avaliar o que está bom ou não e então decidir o que deve ser feito para melhorar seus números.

Qual a importância dos Relatórios Gerenciais?

A resposta, de tão simples, parece ser retórica. Quero dizer, se você não sabe qual é a sua situação, como pode dizer que está boa ou ruim? Como pode querer melhorar?

É impossível.

Por isso os relatórios gerenciais são tão importantes. Eles servem para mostrar como você está progredindo em direção aos objetivos estabelecidos. Eles servem para identificar necessidades e oportunidades.

Eles servem para melhorar a tomada de decisão e dar à gestão, a capacidade de identificar ineficiências e gerir a utilização de recursos adequadamente, de modo a garantir a máxima eficácia.

Em outras palavras: relatórios gerenciais servem para a administração poder administrar.

Print

Tipos de Relatórios Gerenciais – Exemplos

Cada negócio desenvolve atividades diferentes, e cada administração traça planos diferentes, tendo que medir fatores diferentes.

Portanto, não há um conjunto definido de relatórios que você deve produzir. Isso vai depender do que a sua empresa faz e do que você precisará medir.

O que posso dizer é que existem aqueles relatórios que são mais comumente utilizados, dentre os quais temos, por exemplo:

  • Relatórios de produtividade
  • Relatórios de tráfego web
  • Relatórios de análise de clientes
  • Relatório de vendas
  • Relatórios orçamentários
  • Relatórios de custos

 

Leia Também  Análise de Viabilidade Econômica: Tudo o que você precisa saber sobre a TIR

Como fazer relatórios gerenciais eficazes

Boas práticas

Antes de pensar em produzir um relatório gerencial, você deve saber que há pelo menos três quesitos obrigatórios a se obedecer:

  • Precisa ser inteligível
  • Precisa ser sucinto
  • Precisa informar dados relevantes

Relatórios Gerenciais são documentos importantíssimos para boas tomadas de decisão na gestão de um negócio. Por isso é obrigatório que sejam facilmente compreendidos por todos os interessados. (Inteligível)

Em festa de japonês, costuma-se dizer sempre que “é melhor sobrar do que faltar”. Mas em se tratando de um documento que vai embasar tomadas de decisões na gestão de negócios, entenda que não pode nem sobrar e nem faltar.

Se, por um lado, a falta de dados pode impedir o conhecimento adequado do gestor para que ele possa saber onde está e o que deve fazer, por outro, o excesso de informações inúteis só vai gastar tempo, atrapalhar análises e possivelmente desperdiçar oportunidades que talvez não sejam percebidas.

Por isso é obrigatório “não encher linguiça” e ir sempre direto ao ponto. (Sucinto)

E ainda assim, não basta apenas ir direto ao ponto. Tem que ir ao ponto certo, entende?

Quero dizer, o documento não pode ser apenas um objeto que demonstre as chamadas “métricas de vaidade”, que mostram coisas legais para o ego, mas que não importam para o negócio.

Um relatório gerencial tem que informar dados que efetivamente sejam importantes a serem conhecidos pelos destinatários. (Relevante)

Conteúdo VIP
Inscreva o seu email aqui para receber em primeira mão as minhas novidades!
Garantimos a sua privacidade. Nunca enviamos spam!

Defina Método e Ferramentas

Muitas empresas encontram grandes dificuldades em produzir relatórios gerenciais principalmente por dois motivos: o que usam para fazer e o modo como fazem.

Não posso dizer que existem ferramentas e método universalmente corretos para aplicar em todas as empresas, mas existe um padrão importante a seguir.

Sobre ferramentas

É fundamental que todas as ferramentas que você utilize conversem entre si. Ou seja, elas devem ser integradas para que as informações se correlacionem e você consiga obter dados completos e rápidos.

Sobre método

O ponto de partida sempre é saber o que se faz necessário medir para poder avaliar. Então, quando você planejar as atividades do negócio, defina o que é importante acompanhar.

Sabendo o que vai medir, defina então qual a melhor forma de fazer isso. Procure usar o máximo possível da tecnologia a seu favor, buscando uma forma de extrair os dados necessários com rapidez e praticidade.

Estabeleça ainda as pessoas responsáveis pelo levantamento das informações e consolidação dos dados, e defina também qual a periodicidade e formato em que deverão estar disponíveis.

Com tudo em mãos, comece e afunile a análise. O ideal é observar primeiro as informações mais importantes do negócio e o desempenho do período em análise. A partir daí, vá se aprofundando mais detalhadamente sobre a razão de cada resultado.

Quando de fato começar a produzir o relatório, certifique-se de fazer um documento completo. Quero dizer, não se limite apenas às métricas, informe o que descobriu com elas. Informe as necessidades de correção e oportunidades de melhoria. Informe os graus de prioridade. Informe o que é importante ser informado.

Ao final de tudo, analise o próprio método. Veja se a forma como você fez funcionou bem, melhore o que puder e estabeleça-o para que não tenha mais que começar do zero, garantindo que sempre irá avaliar as coisas da mesma forma, sem discrepâncias.

Stack of paper documents with financial reports with color bar graphs pie charts and statistic information data isolated on white background

Composição Básica de Relatórios Gerenciais

Anteriormente eu disse que não existe método e nem ferramentas universalmente corretas para todos os tipos de relatórios gerenciais em todas as empresas, certo? Bem, então naturalmente o mesmo se aplica à composição desses documentos.

Entretanto, vou aqui alinhar alguns elementos para tomar um padrão que sirva de referência. Me acompanha?

1 – Bem, a primeira seção fundamental no relatório gerencial – como em qualquer documento – é a introdução. Nela se deve identificar o público a que se destina, indicar a finalidade, o escopo, o método e os pressupostos.

Ex: O presente documento se destina a: _________ (informar os destinatários); O objetivo do relatório é: _______ (indicar a finalidade do relatório gerencial); Os métodos utilizados neste relatório foram: _____ (informar os métodos utilizados na análise); A suposição do relatório é: ______ (informar as suposições no relatório – se houver).

2 – A segunda seção fundamental no relatório exibe o conteúdo em si, com as principais conclusões do analista. Nela se apresenta as informações dos dados sem nenhuma discussão das implicações de suas descobertas.

Como já foi dito, o ideal é que você não encha linguiça e vá direto ao ponto, informando um resumo das principais conclusões obtidas a partir da análise dos dados.

Ex: As principais conclusões obtidas nas análises são: ______ (indicar as principais conclusões do relatório aqui); A análise dos dados indica o seguinte: _________. (apresentar o conteúdo aqui)

> O conteúdo depende do objeto em análise. Veja, se você estiver abordando a análise das vendas, então aqui você irá apresentar, por exemplo, os demonstrativos de vendas e gráficos comparativos.

Observações desta seção:

É importante ressaltar que em qualquer análise, deve-se sempre observar o princípio da comparação e relatividade – neste caso, especialmente, sob aspectos relacionados ao tempo e referências ou metas estabelecidas.

Imagine, por exemplo, que o seu relatório apresente um aumento de 90% nas vendas da empresa no último trimestre. Parece bom, não? Mas e se no mesmo período, a média da indústria (referência) apresentar um crescimento de 200%? Ou então, e se a meta fosse esses 200%? Aí já não seria mais tão bom assim né.

Outra coisa a se destacar é em relação a forma como se deve apresentar esse conteúdo. Prefira investir no que chamamos de “pensamento visual”, usando imagens, fotos e gráficos para ilustrar melhor as informações, que serão mais facilmente absorvidas e compreendidas do que seriam em uma apresentação de “números crus”.

Uma dica importante é que suas exposições sejam estruturadas em forma de pirâmide, com as informações (manchetes) acima e as explicações e maiores detalhes abaixo, deixando dados maiores em anexo.

3 – A terceira seção chave do nosso modelo de relatório contém as discussões e recomendações. É nesta parte que você deve indicar as suas recomendações, baseadas em suas conclusões.

Esta seção deve apresentar a análise e discussão dos resultados, incluindo aí as implicações, as consequências e as questões levantadas.

Ex: A conclusão: __________ (informe a conclusão aqui); Sugere tais implicações: _______ (informe as principais consequências e implicações de tal conclusão); É recomendável: __________ (indique suas recomendações para soluções e implementações de planos de ação – caso haja)

Shot of a smiling businessman looking over some paperwork while sitting at his desk

Conclusão – Considerações Finais

Os relatórios gerenciais são simplesmente vitais para a saúde da estratégia empresarial. Afinal, sem eles é muuuuuito mais difícil a administração planejar, e quase impossível analisar adequadamente o negócio.

Ter acesso ao tipo certo e preciso de informações, em tempo hábil, indubitavelmente te ajuda demais a tomar as melhores decisões, o que, por tabela, melhora a eficácia da gestão e o desempenho da empresa.

Por isso, gafanhoto, se o seu sistema atual de relatórios gerenciais não está entregando valor para a sua organização, com certeza algo está errado.

E se você é um pequeno empresário e não trabalha com relatórios gerenciais, acredito que agora é a hora de rever essa falha e começar a se mexer.

Para todos, eu recomendo que usem as informações e dicas que apresentei aqui e criem ou atualizem seus sistemas de relatórios gerenciais.

Espero que tenham compreendido o tamanho da importância dessas ferramentas.

Recapitulando

Se leu tudo, então aqui você viu:

Que tal imprimir? Baixe grátis uma cópia deste artigo em PDF!

E, bom, é isso. Eu espero também que esse artigo seja muito útil para você. Se gostou e acredita que pode ajudar algum amigo, envie para ele ou compartilhe nas redes sociais!

Ah, e inscreva-se também em minha lista de email para receber sempre em primeira mão as novidades aqui do meu blog.

Por fim, eu adoraria saber o que achou deste artigo.

Comente aqui embaixo o que você gostou, ou não gostou, ou mesmo alguma outra dica que queira compartilhar conosco!

Referências

Referências
http://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/$File/NT00035B26.pdf http://casadaconsultoria.com.br/relatorios-gerenciais/ http://www.treasy.com.br/blog/como-economizar-tempo-na-elaboracao-de-relatorios-gerenciais http://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/AABA27FA43CD38C183257589005C3406/$File/NT0003FD3E.pdf http://smallbusiness.chron.com/examples-business-management-reports-24240.html https://www.clearpointstrategy.com/management-report-example/ http://yourbusiness.azcentral.com/examples-business-management-reports-12395.html http://www.reportbrief.com/sample/management-report-template.html http://www.osbornefinancialsearch.com/the-importance-of-management-reporting/
7329 Total de visualizações 4 Visualizações hoje