Temporada de verão. Época de calor, sol e mar. De férias no trabalho, nada melhor do que descansar e curtir uma praia, né?
Bom, foram 12 meses de trabalho intenso, stress no dia-a-dia, problemas a resolver, e você e sua namorada tentando combinar as datas para poderem folgar ao mesmo tempo e curtirem uns dias juntos.
Vocês conseguiram. Parabéns!
Então vocês decidem passar 2 semanas em Balneário Camboriú. Que lugar bonito, eihnm.
E o que vocês fazem? Pesquisas.
Depois de ajustarem seus calendários e decidirem pela viagem, vocês começam a varrer a internet, pesquisando por pacotes de viagens promocionais, melhores hotéis, passagens aéreas, pontos turísticos, restaurantes e quem sabe até um aluguel de carro.
E por quê?
Bom, vocês têm uma quantidade limitada de dinheiro para gastar, e querem gastar certo para aproveitar o melhor possível dessa viagem, né.
Comodidade, conforto, satisfação e o máximo de experiências prazerosas para se sentirem felizes e guardarem com carinho belas recordações.
Vocês pesquisam, analisam as melhores opções, compram, e definem tudo (ou quase) o que vão fazer.
Olha que lindo: vocês têm um plano! E esse plano nasceu de um planejamento.
É, mesmo um evento pessoal, prazeroso e relativamente comum, nós planejamos, talvez até intuitivamente, mas sempre com o maior cuidado para nada sair errado, não é mesmo?
Isso, pois, o risco é algo inerente a qualquer atividade realizável, e como você não vai querer ficar sem um quarto de hotel ou sem passagens para a sua viagem dos sonhos, o planejamento é condição sine qua nonpara se minimizar as ameaças na trajetória de seus objetivos, estabelecendo condições favoráveis para alcançá-los.
Mas não é apenas para reduzir o percentual de falhas e desperdícios que se deve planejar. Como diz um velho provérbio chinês:
“Se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado”
Ou seja, também se deve fazer uso do planejamento para aumentar ao máximo seu desempenho na realização das tarefas ao longo do processo.
Planejamos para ir do ponto A ao ponto B da forma mais eficaz e eficiente possível.
Na administração, o planejamento deve ser – indeclinavelmente – a primeira função exercida, por ser exatamente aquela que outorga as condições para as demais, servindo de base para tudo. Toda outra função de gerenciamento é inútil se não houver um sistema de planejamento adequado em uma Organização.
Pois bem, gafanhoto. A minha missão neste artigo é apresentar a você definições, conceitos, tipos, benefícios e um processo básico de planejamento na Gestão de Negócios. Ao final deste texto, você terá a noção básica essencial sobre tudo o que envolve planejar em qualquer tipo de negócio.
“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar”
Definições de Planejamento
Para começar, vamos ver como alguns autores definem o planejamento na gestão de negócios.
Segundo Peter Drucker, planejar é “Preparar-se para o inevitável, prevenindo o indesejável e controlando o que for controlável”.
De acordo com Theo Haimann:
O planejamento é decidir com antecedência, o que deve ser feito. Quando um gerente planeja, ele projeta um curso de ação para o futuro, tentando alcançar uma estrutura consistente e coordenada de operações voltadas para os resultados desejados.
Segundo Alford e Beaty, “Planejamento é o processo de pensamento, a visão organizada, a visão baseada em fato e experiência que é necessária para ações inteligentes”.
Para ME. Hurley, “O planejamento é decidir antecipadamente o que deve ser feito. Envolve a seleção de objetivos, políticas, procedimentos e programas entre alternativas”.
Para finalizar, temos, de acordo com o Business Dictionary, que o planejamento é:
Uma função de gerenciamento básico que envolve a formulação de um ou mais planos detalhados para alcançar o melhor equilíbrio de necessidades ou demandas com os recursos disponíveis. O processo de planejamento (1) identifica os objetivos ou objetivos a serem alcançados, (2) formula estratégias para alcançá-los, (3) organiza ou cria os meios necessários, e (4) implementa, direciona e monitora todas as etapas em sua sequência apropriada
Conceito de Planejamento
O planejamento é baseado na teoria do “pensar antes de agir”. Assim sendo, o planejamento é a definição precedente dos objetivos da gestão e a elucidação das devidas ações a serem tomadas para atingi-los. Refere-se às implicações futuras de decisões presentes, sendo um processo contínuo e não um ato isolado.
Seu foco é a consideração objetiva do futuro. Assim, visa munir o sistema de organização e direção a partir de hipóteses acerca da realidade atual (corrente) e futura (prevista).
O planejamento determina não somente os objetivos a serem alcançados e os meios de se buscá-los, mas também estipula o controle através de regulamentos e regras devidamente organizados. Veja, sem planejamento não há ordem, e em sua falta surge o caos, e no caos não há sucesso.
Por isso é importante ter em mente que o momento para pensar é na hora de planejar. É nesta etapa que se pode cogitar, imaginar, criar; que se deve ponderar, calcular e refletir. É aqui que se estabelecem as diretrizes – com paciência e serenidade, racionalizando todos os passos do processo, com sensatez. Feito isso, a execução deve procurar seguir a máxima fidelidade possível, sem desvios arbitrários, mas com alguma flexibilidade para correções necessárias na ocorrência de eventuais contratempos.
Por que planejar?
Assim como você tem um quantidade limitada de dinheiro para fazer a sua viagem, todas as organizações, sejam grandes ou pequenas, também têm recursos limitados. O processo de planejamento fornece informações que a alta administração precisa para tomar decisões efetivas sobre como alocar os recursos de forma a permitir que a organização atinja seus objetivos. A produtividade é maximizada e os recursos não são desperdiçados em projetos com poucas chances de sucesso.
Benefícios do Planejamento
Entre os principais benefícios do planejamento, podemos citar que:
Aumenta a eficiência: o planejamento proporciona a melhor utilização de todos os recursos disponíveis. Isso ajuda a reduzir o desperdício de recursos valiosos e evita a duplicação. Ele pretende dar os maiores retornos ao menor custo possível. Isso aumenta a eficiência geral.
Reduz os riscos relacionados a negócios: existem muitos riscos envolvidos em qualquer negócio moderno. O planejamento ajuda a prever esses riscos relacionados a negócios. Também ajuda a tomar as precauções necessárias para evitar esses riscos e se preparar para futuras incertezas com antecedência.
Facilita a coordenação adequada: muitas vezes, os planos de todos os departamentos de uma organização estão bem coordenados entre si. Da mesma forma, os planos de curto prazo, médio e longo prazo de uma organização também são coordenados entre si. Essa coordenação adequada é possível somente por causa do planejamento eficiente.
Ajuda na organização: Organizar meios para reunir todos os recursos disponíveis, ou seja, os 6 Ms de Ishikawa (método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente). Organizar não é possível sem planejamento. O planejamento nos informa a quantidade de recursos necessários e quando eles são necessários. Isso significa que o planejamento ajuda na organização de maneira eficiente.
Dá direção correta: Direção significa fornecer informações adequadas, instruções precisas e orientação útil para os subordinados. É impossível sem planejamento. Isso porque o planejamento nos diz o que fazer, como fazê-lo e quando fazê-lo. Portanto, o planejamento ajuda a dar uma direção correta.
Mantém um bom controle: com controle, o desempenho real de um empregado é comparado com os planos e os desvios (se houver) são descobertos e corrigidos. É impossível alcançar esse controle sem planejamento correto. Portanto, o planejamento torna-se necessário para manter um bom controle.
Ajuda a alcançar objetivos: Toda organização tem determinados objetivos. A equipe trabalha duro para cumprir esses objetivos. O planejamento ajuda uma organização a alcançar esses objetivos, mas com certa facilidade e rapidez. O planejamento também ajuda uma organização a evitar fazer atividades aleatórias.
Motiva pessoal: um bom plano oferece vários incentivos financeiros e não financeiros tanto para gerentes quanto para funcionários. Esses incentivos os motivam a trabalhar arduamente e a alcançar os objetivos da organização. Assim, o planejamento através de vários incentivos ajuda a motivar o pessoal de uma organização.
Incentiva a criatividade e a inovação: o planejamento ajuda os gerentes a expressar sua criatividade e inovação. Isso traz satisfação aos gerentes e eventualmente sucesso para a organização.
Ajuda na tomada de decisões: um gerente faz muitos planos diferentes. Em seguida, o gerente seleciona ou escolhe o melhor de todas as estratégias disponíveis. Fazer uma seleção ou escolher algo significa tomar uma decisão. Assim, a tomada de decisões é facilitada pelo planejamento.
Portanto, o planejamento é necessário para o funcionamento efetivo e eficiente de todas as organizações independentemente de seu tamanho, tipo e objetivos.
Tipos de Planejamento
Na Gestão de Negócios, há diferentes tipos de planejamento, com diferentes finalidades, diferentes níveis, diferentes prazos e diferentes usos.
Para ser mais específico, temos pelo menos 10 tipos básicos de planejamentos em qualquer organização. Eles são divididos assim:
Com base na natureza
Planejamento Estratégico
Para o coach americano Mack Story: “Os planos estratégicos são tudo por que as coisas precisam acontecer. É uma imagem panorâmica, um pensamento de longo prazo. Começa no mais alto nível definindo uma missão e lançando uma visão”.
Este é o plano formulado pelo gerenciamento de nível superior para um maior horizonte de tempo, geralmente de cinco anos ou mais. Eles decidem os principais objetivos e políticas para atingir os objetivos. Obtém uma imagem de todos os fatores e riscos externos envolvidos e faz uma política de longo prazo da organização. Envolve a determinação de pontos fortes e fracos, riscos externos, missão e sistema de controle para implementar planos.
Para Story, “Os planos táticos são sobre o que vai acontecer. Basicamente no nível tático, existem muitos planos focados, específicos e de curto prazo, onde o trabalho real está sendo feito, que apoia os planos estratégicos de alto nível”.
Este é o plano que se ocupa da integração de várias unidades organizacionais e garante a implementação de planos estratégicos no dia a dia. Envolve como os recursos de uma organização devem ser usados para alcançar os objetivos estratégicos.
Muitas vezes, o escopo é inferior a um ano e quebra o plano estratégico em partes menores e mais acionáveis. O planejamento tático é diferente do planejamento operacional pois os planos táticos fazem perguntas específicas sobre o que precisa acontecer para atingir um objetivo estratégico; planos operacionais perguntam como a organização geralmente faz algo para realizar a missão da empresa.
Planejamento Operacional
Segundo Story, “Os planos operacionais são sobre como as coisas precisam acontecer”.
São os planos formulados pela administração de nível inferior por um período curto de até um ano. Está preocupado com as operações diárias da organização. É detalhado e específico. Geralmente é baseado em experiências passadas (empíricas). Ele geralmente abrange aspectos funcionais como produção, finanças, Recursos Humanos, etc.
Os planos operacionais são frequentemente descritos como planos de uso único ou planos em andamento. Planos de uso único são criados para eventos e atividades com uma única ocorrência (como uma única campanha de marketing). Os planos em andamento incluem políticas para abordar problemas, regras para regulamentos específicos e procedimentos para um processo passo a passo para a realização de objetivos específicos.
Planejamento de Contingência
Segundo a ACP International, “Um plano de contingência é um plano concebido para um resultado diferente do plano usual (esperado)”.
Baseado no pressuposto “E se” de cenários futuros, um plano de contingência é um curso de ação projetado para ajudar uma organização a responder efetivamente a um evento ou situação futura significativa que pode ou não acontecer.
Atividade realizada para garantir que medidas de acompanhamento adequadas e imediatas sejam tomadas por uma gerência e funcionários em uma emergência. Os principais objetivos são garantir (1) a contenção de danos ou ferimentos ou perda de pessoal e propriedade e (2) continuidade das operações- chave da organização.
Uma contingência é um evento ou situação inesperada que afeta a saúde financeira, a imagem profissional ou a participação de mercado de uma empresa. Qualquer coisa que inesperadamente perturbe a operação esperada de uma empresa pode prejudica-la.
É por isso que as empresas criam planos de contingência para muitas situações possíveis, de modo que a gestão da empresa possua um plano de ação pré-pesquisado para seguir imediatamente.
Algumas ameaças geralmente cobertas em planos de contingência são: gerenciamento de crises, continuidade de negócios, segurança de ativos, má gestão e reorganização.
Com base no nível gerencial
Planos de nível superior
Planos elaborados por gerentes e diretores gerais são chamados de planos de nível superior. Nestes planos são estabelecidos os objetivos, o orçamento, as políticas etc. para toda a organização. Esses planos são principalmente de longo prazo.
Planos de nível médio
A hierarquia gerencial no nível médio inclui os gerentes departamentais. Uma companhia grande tem muitos departamentos, como departamento de compras, departamento de vendas, departamento de finanças, departamento de pessoal, etc. Os planos formulados pelos gerentes departamentais são chamados de planos de nível médio.
Planos de nível mais baixo
Esses planos são preparados pelos encarregados ou pelos supervisores. Eles tomam nota do local de trabalho, operações e os problemas relacionados. Eles são formulados por um curto período de tempo e chamados planos de curto prazo.
Com base no tempo
Plano de longo prazo
É o planejamento de longo prazo que os empresários usam para alcançar sua missão e visão de negócios. Isso determina o caminho para os empresários alcançarem seus objetivos. Também reforça e faz correções para os objetivos à medida que o plano avança.
Plano intermediário
O planejamento intermediário cobre de 6 meses a 2 anos. Ele descreve como o plano estratégico será prosseguido. Nos negócios, os planos intermediários são mais utilizados para campanhas.
Plano de curto prazo
Envolve planos para algumas semanas ou no máximo para o ano. Ele aloca recursos para o desenvolvimento e gerenciamento de negócios do dia-a-dia dentro do plano estratégico. Os planos de curto prazo delineiam os objetivos necessários para atender aos planos intermediários e ao processo de planejamento estratégico.
Com base no uso
Plano Único
Esses planos estão relacionados com alguns problemas especiais. Esses planos são usados apenas uma vez, sendo terminados após a resolução dos problemas. Eles são novamente recriados sempre que necessário.
Plano Permanente
Esses planos são formulados uma vez e são usados repetidamente. Esses planos continuamente guiam os gerentes. É por isso que se diz que um plano permanente é um guia permanente para resolver os problemas. Esses planos incluem missão, políticas, objetivos, regras e estratégia.
Processo básico de um planejamento
O planejamento é um processo complexo que exige alto nível de estudos e análises. Para criar um plano, deve-se determinar os objetivos e delinear o curso de ação para atingir esses objetivos.
Não existe uma fórmula única e universal definida para um planejamento. Um processo de planejamento adequado para um tipo de organização pode não ser adequado para outro tipo de organização. No entanto, em termos gerais, podemos citar algumas etapas básicas como diretrizes para se elaborar um bom plano:
Análise do meio ambiente: o planejamento começa com a ciência das oportunidades no ambiente externo e interno da organização. Para esta análise, a tradicional SWOT é bem adequada. As forças e as fraquezas são fatores internos, enquanto oportunidades e ameaças são os fatores ambientais a serem analisados.
Definir os objetivos: o segundo passo do planejamento é estabelecer objetivos e metas para a organização como um todo e para cada departamento. Devem ser criados planos de longo prazo, bem como planos de curto prazo. Os objetivos são especificados para cada gerente e chefe de departamento. Os objetivos dão orientação aos principais planos. Portanto, os gerentes devem ter a oportunidade de contribuir com suas ideias para definir seus próprios objetivos e da organização.
Desenvolver as premissas: premissas de planejamento são os pressupostos sobre o futuro com base nos quais os planos serão formulados. As premissas de planejamento são a chave para o sucesso do planejamento, pois fornecem fatos e informações pertinentes sobre o futuro, como condições econômicas gerais, custos de produção e preços, comportamento competitivo provável, controle governamental etc. A previsão é uma parte essencial das premissas.
Determinar e avaliar alternativas: o quarto passo é pesquisar e identificar o curso de ação alternativo. Isso sugere que um determinado objetivo pode ser alcançado através de inúmeras maneiras. Mas as alternativas mais relevantes devem ser listadas uma abaixo da outra para que a seleção seja facilitada. Uma vez que várias alternativas são identificadas, elas devem ser bem analisadas com seus pontos fortes e fracos.
Seleção da melhor alternativa: este é o ponto em que o determinado plano é adotado. Quando as alternativas são determinadas, aquela tida como mais adequada deve ser escolhida a partir da lista, que pode fornecer o máximo de ganho com o mínimo de risco.
Formulação de um plano derivativo: os planos de derivativos são os planos de apoio que são muito essenciais. Uma vez que o plano básico foi formulado, ele deve ser traduzido no dia a dia da operação da organização. Os gerentes de nível médio e baixo nível devem elaborar os planos, programas e orçamento adequados para suas subunidades.
Formulação do orçamento: após as decisões serem tomadas e os planos serem definidos, o próximo passo é dar-lhes fundos suficientes para realizá-los. O orçamento ideal deve ser feito para cada curso de ação.
Implementação de um plano: uma vez que os planos são configurados, agora os planos devem estar bem informados e compartilhados com os funcionários e gerentes que esperam compromisso e confiança. Finalmente, os planos devem ser realizados.
Ação de acompanhamento: Obviamente, uma vez que um plano é realizado, ele gera determinado resultado. O progresso deve ser bem monitorado e os gerentes precisam verificar o progresso de seus planos para que eles possam tomar as medidas necessárias para melhorar os planos, se necessário.
Considerações Importantes
Os autores Govert Vroom da IESE Business School e Brian McCann da Vanderbilt Univeristy trabalharam com o Panel Study of Entrepreneurial Dynamics (PSED) para realizar uma pesquisa em grande escala de empreendedores no processo de iniciar um negócio (start-up) nos EUA.
De acordo com esse estudo, intitulado “Opportunity Evaluation And Changing Beliefs During The Nascent Entrepreneurial Process“ e publicado no International Small Business Journal, o envolvimento em atividades de planejamento está diretamente associado a melhores chances de sucesso e maior precisão. Os autores acreditam que os empresários que tomam mais ações durante a fase de planejamento de uma empresa ajudam a reduzir a incerteza em torno dela e a realizar seus planos.
Esse estudo apresentou algumas considerações muito interessantes, e eu quero aproveitá-las aqui. Preste atenção:
Veja como uma oportunidade, não como uma obrigação
No livro “A Arte do Começo”, o famoso guru dos negócios, Guy Kuwasaki, diz que depois de pensar numa razão significativa para começar uma empresa e criar um mantra (ao invés de declarações de missão e visão), você deve logo “tocar o barco” e começar a criar e fornecer o seu produto ou serviço e não se concentrar em lançar ideias, escrever ou planejar. Ele diz que “ninguém jamais atingiu o sucesso simplesmente planejando”.
Kawasaki acredita que hoje em dia não é mais necessário um empreendedor fazer um plano de negócios, pois não se pode prever o futuro dentro de cinco anos.
Pois bem, ele tem razão. Hoje em dia, a dinâmica do mercado instiga que uma startup comece logo pelos finalmentes, lançando produtos e serviços sem passar pelas etapas de planejamento. E sim, é possível começar um negócio sem realizar um plano de negócios, por exemplo.
Mas, porém, contudo, todavia e entretanto, de acordo como o estudo de Vroom e MacCann, o simples fato de se tentar prever o futuro em cinco anos já é benéfico para ajudar os empresários a aprenderem e tirarem proveito de seus conhecimentos.
O estudo diz que os empresários devem ter uma visão mais ampla do planejamento, que pode incluir questões como a definição de mercados potenciais e a elaboração de planos de negócios com projeções. Essas questões não só ajudam, possivelmente trazendo recursos externos, como também ajudam a desenvolver os próprios empresários.
De acordo com os autores, não se deve concentrar apenas nos aspectos de legitimação do planejamento, como se fosse apenas uma obrigação imposta por partes externas.
“Nossa pesquisa indica que o planejamento também atende um importante papel complementar de gerar informação e gerar mudanças nas crenças, que, em última instância, promoverão o desenvolvimento da oportunidade”
Separe um tempo
Analisando mais de mil entrevistados, que trabalhavam para lançar novos negócios, os autores se concentraram na abordagem de três questões-chave:
Incerteza: Quanta incerteza os entrevistados perceberam em seu ambiente de negócios em termos de como os mercados se desenvolveriam, a concorrência e como as principais partes interessadas reagiriam à start-up?
Auto eficácia: Quão confiante eles se sentiram sobre suas habilidades para efetivamente gerir seus negócios?
Expectativas de desempenho financeiro: Quão bem eles sentem que seus negócios se realizarão em termos financeiros? As expectativas cresceram ou diminuíram ao longo do tempo?
Com a pesquisa, os autores descobriram que o fato de se envolver em atividades de planejamento ao longo de um período de 12 meses levou a mudanças significativas nas percepções em cada uma dessas três questões: aumento da certeza, auto eficácia e projeções de vendas.
Mesmo empresários já experientes apesentaram ganho de aprendizado e mudança de suas crenças através de atividades de planejamento.
Na questão da redução da incerteza, a pesquisa sugere que as ações de planejamento são mais úteis para a compreensão de fatores financeiros e competitivos – atrair recursos, atrair clientes, competir com outras empresas, cumprir os regulamentos e acompanhar os avanços tecnológicos.
Enquanto isso, a incerteza operacional – especificamente sobre como obter matérias-primas, atrair funcionários e lidar com distribuidores – foi reduzida um pouco, mas não o suficiente para ser estatisticamente significante.
Trabalhe em equipe
A pesquisa também trouxe evidências que sugerem que os empreendedores que faziam parte de equipes maiores conseguiram obter resultados mais positivos, provavelmente devido aos conhecimentos e experiências usados em conjunto.
Conclusão
Planejamos para ir do ponto A ao ponto B da forma mais eficaz e eficiente possível.
O ser humano, como ser racional, tem o planejamento como uma atividade intrínseca de sua vida. Como você viu na introdução deste artigo, fazemos planos para praticamente tudo, seja para ir a uma viagem de férias ou para fazer as comprar do mês no mercado. Fazemos planos de acordo com as limitações de nosso orçamento e recursos para obter a máxima satisfação e cumprir metas de atividades.
Por que então muitas pessoas ainda resistem à atividade de planejamento na gestão de negócios?
Não sei. Talvez a teoria do “Just do it” seja mais agradável.
Acontece que planejar, faz não apenas você se preparar melhor para o desenvolvimento das suas atividades, como também lhe da outros inúmeros benefícios, incluindo a aquisição de conhecimentos.
Imagino que você também considere isso muito importante, pois se leu este artigo até aqui, foi justamente pela sua vontade de adquirir mais conhecimentos, certo gafanhoto?
Pois bem, dito isto, vamos recapitular tudo o que aprendemos neste artigo. Chegando neste ponto, você viu:
Eu espero que esse artigo seja muito útil para você. Se gostou e acredita que pode ajudar algum amigo, envie para ele ou compartilhe nas redes sociais!
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