O Orçamento Departamental é uma das melhores maneiras de construir um orçamento de baixo para cima que seja preciso e defensável. Esse tipo de orçamento desempenha um papel vital na alocação eficiente de recursos e na tomada de decisões estratégicas.

Mas o processo pode ser complexo e trabalhoso, especialmente se for a primeira vez.  Neste artigo, vou te apresentar um guia passo a passo de como você pode criar um orçamento departamental

O que é exatamente Orçamento Departamental?

O Orçamento Departamental é uma abordagem específica de orçamentação que envolve a alocação de recursos financeiros para cada departamento ou unidade de uma organização. A sua elaboração é baseada nas contribuições dos Chefes de Departamento.

Ele proporciona uma visão detalhada das receitas, despesas e investimentos planejados para cada área, permitindo um controle mais preciso e uma gestão eficiente dos recursos.

Quando você deve preparar um orçamento departamental?

Não há hora certa ou errada, tudo pode depender do:

⚫ Tamanho da sua empresa

⚫ Quantidade de departamentos

⚫ Nível de transparência disponível para cada chefe de departamento

⚫ Ferramentas e sistemas de prevenção para rastreamento e previsão

A ideia geral é que o Orçamento Departamental é algo que as empresas começam a pensar à medida que crescem para um número maior de contratações

Como preparar um orçamento departamental?

Passo 1 → Comece entendendo a estrutura existente de seus dados

Comece entendendo a estrutura existente de seus dados. Certifique-se de que seu Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) está configurado para destacar cada departamento individualmente. Isso facilitará a análise e o acompanhamento das finanças de cada área.

Passo 2 → Esboçar quem fará o quê

Quando estiver claro como seus dados estão sendo rastreados, faça uma lista de cada um dos chefes de departamento

Pergunte-se:

• Quem será responsável por cada departamento?
• Quais informações serão compartilhadas com eles?
• Qual o seu nível de conhecimento com Finanças e Contabilidade?

Passo 3 → Exportar suas informações de DRE existentes

Para melhor fornecer uma projeção, você precisa primeiro fornecer informações sobre o que está acontecendo ATUALMENTE em cada departamento

Passo 4 → Preparar formulários de gestão

Agora que seus chefes de departamento têm informações sobre o que está acontecendo ATUALMENTE, é hora de fornecer a eles um formulário no qual eles possam inserir novos gastos para sua previsão.

Passo 5→ Prever seu número de funcionários por departamento

Agora que você tem suas despesas previstas por departamento, é hora de passar para a última e mais importante área do seu opex…

Número de funcionários.

Aqui você vai querer mostrar quem está atualmente em cada departamento e todos os detalhes associados a cada contratação, deixando espaço para os chefes de departamento entrarem em novas contratações.

Passo 6: Estimativas para o Período Orçamentário:

Depois de ter todas essas informações coletadas, você pode combinar cada formulário de admissão em seu Modelo Financeiro e fazer as estimativas para as receitas e despesas de cada departamento para o período orçamentário futuro.

Passo 7: Ajustes e Revisões:

Faça ajustes conforme necessário, levando em consideração mudanças nas condições de mercado, estratégias de negócios e outros fatores que possam impactar as finanças departamentais.

Passo 8: Consolidação do Orçamento Departamental:

Agregue os orçamentos individuais de cada departamento, consolidando-os para criar um orçamento abrangente para toda a empresa.

Observações Importantes:

• É importante lembrar que os chefes de departamento provavelmente não têm uma sólida formação em Finanças e Contabilidade, então eles podem precisar de sua ajuda para concluir esse processo
• Certifique-se de manter uma comunicação eficaz entre os chefes de departamento durante todo o processo para garantir uma colaboração eficiente e a precisão das informações fornecidas para o orçamento departamental.
• Forneça relatórios contínuos para garantir que a empresa continue alinhada em seu plano e seu progresso em relação a esse plano.

Estas são as minhas sugestões na preparação de Orçamentos Departamentais – o que você acrescentaria?

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