Otimizar o uso de recursos é sempre um dos mais importantes deveres de todo e qualquer gestor.

É importante ter um produto bom e pessoas comprometidas. Porém é essencial ter eficiência naquilo que se faz para que seus resultados sejam não apenas positivos, mas acima de tudo, competitivos.

E o que faz da empresa eficiente são bons processos de negócios.

Acontece que nem todo gestor dedica a devida atenção a esse que, segundo Marcus Lemonis – do programa “O Sócio”, é uma das chaves do sucesso.

Por isso resolvi abordar este assunto hoje. Minha missão neste artigo é apresentar a você as noções fundamentais sobre processos de negócios, ensinando tudo o que se precisa saber em primeiro momento.

Prometo fazer o possível para você não se cansar da leitura e chegar ao final sem nenhuma dúvida, ok?!

Preparado? Então sigam-me os bons! ^^

O que são Processos de Negócios

Eu costumo dizer o seguinte:

Começo, meio e fim. Tudo o que não segue uma ordem, está fadado ao caos.

Bem, gafanhoto, e como o Caos não é um sujeito daqueles que você convidaria para tomar café em sua empresa, é o senhor Processo de Negócio que vai “barrá-lo na porta”.

Entendeu? XD

Enfim, o Processo de Negócio é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas (como planejamento, produção ou vendas) que produzem um resultado específico.

A ideia é simples: o processo começa com uma entrada, procura agregar valor e aí termina com uma saída. É um sistema sequencial.

Mas é aí, desde a entrada até a saída, que o gestor precisa ajustar a “máquina”, para gerar o máximo de valor, com o mínimo de recursos. E quando digo recursos, não me refiro apenas ao dinheiro e matéria-prima, mas também ao tempo, mão-de-obra e tudo mais que estiver envolvido nas atividades da empresa.

Os Tipos de Processos de Negócios

Existem basicamente três tipos de processos de negócio:

Processos de gestão

São os processos que regem todo o funcionamento de um sistema. Auxiliam a estruturação, análise, tomada de decisão e comunicação no negócio. Como exemplo, temos o planejamento estratégico, a governança corporativa e sistemas de gerenciamento de desempenho.

Processos operacionais

Esses constituem o core business (negócio principal) da empresa. São os que transformam entradas (como matérias-primas, mão de obra, equipamentos, informações e dinheiro) em saídas (produtos/serviços e satisfação dos clientes).

Processos de apoio

São processos internos que devem assegurar o bom funcionamento da empresa, pois eles dão suporte aos processos principais do negócio. Como exemplo, podemos citar o recrutamento, a gestão financeira e o suporte técnico.

O Modelo de Processos de Negócios

O que é

O modelo de processos de negócios é uma descrição em passo-a-passo sobre como as atividades devem ocorrer e como os indivíduos devem se comportar para alcançar determinado objetivo.

Como é

Ele pode ser em papel, pode ser manual ou mesmo baseado em software. E sempre deve abranger ainda toda e qualquer variação no processo, informando como proceder em casos de exceções ou possíveis acontecimentos fora do esperado.

Caso o processo seja grande e complexo, ele pode ser decomposto em outros sub-processos, que devem aí contribuir para o grande processo. – ok, também não aguento mais essa palavra.

Para que é

Seu objetivo é permitir analisar como o trabalho é feito na organização, para se melhorar o desempenho dos negócios.

Um processo bem feito deve resultar em maior valor para o cliente e menor consumo de recursos da empresa.

A Modelagem de Processos de Negócios

O Business Process Modeling, ou apenas “BPM”, nada mais é que a atividade de representar visualmente o modelo de processos de negócios.

Seu uso objetiva mapear o fluxo de trabalho, de modo que te permita entender, analisar e realizar as mudanças que julgar necessárias para obter melhores resultados.

Técnicas de Modelagem de Processos de Negócios

Existem diversas técnicas para se mapear processos de negócios, mostrando não apenas como eles são, mas também como deveriam ser.

Entre as mais usuais, podemos citar:

• Notação de modelagem de processos de negócios (BPMN)
• Diagramas UML
• Técnica de fluxograma
• Diagramas de fluxo de dados
• Diagramas de função de atividades
• Diagramas de função de interação
• Gráficos de Gantt
• Métodos orientados a objeto
• Técnica de fluxo de trabalho
• Modelo de simulação
• As is – To be

Dica bônus

BPMN não deve ser a primeira opção

Como você pode ver, o famoso Business Process Model Notation (BPMN) é uma das ferramentas disponíveis para se trabalhar na modelagem de processos de negócios.

Entretanto, esta é uma técnica mais sofisticada, geralmente utilizada em negócios mais complexos.

Portanto, gafanhoto, a não ser que o modelo no qual você irá trabalhar requeira isso, minha dica é que procure usar um diagrama de fluxo de trabalho simples, para modelar visualmente os processos de negócios.

A simplicidade aumenta o entendimento de todos e te permite concentrar mais esforços intelectuais em outras necessidades.

Como deve ser um Modelo de Processos de Negócio

Em geral, temos basicamente oito elementos compondo o modelo de processos de negócio. São eles:

• Declaração de Escopo– Qualquer coisa que se faça sem uma definição clara de como será, corre o risco de virar bagunça no meio do caminho e se tornar algo desconexo. Por isso, nomeie o seu processo e descreva como começa e como termina.
• Resultado desejado– Costumo dizer que fracasso é fazer com sucesso algo que não deveria ser feito. Bom, um processo bem definido pode ser para sempre entendido como o certo. Mas e se não for? Na análise de processos, é importante saber por que fazemos algo, antes de entrar nos detalhes sobre o que estamos fazendo. Por isso, destaque o resultado que se deseja com seu processo.
• Fluxo do processo ou descrições de atividade– Esta é o cerne do modelo de processo. É essencialmente uma lista com o passo-a-passo das atividades a serem realizadas pelas pessoas em determinadas funções. 
• Exceções– No tópico anterior temos o fluxo principal, mas nem sempre tudo ocorre como o desejado. Por exemplo, o que acontece se a informação em um formulário é ilegível, uma peça necessária de informação não é fornecida, ou uma condição especial é cumprida? Essas são respostas que devem ser previstas aqui.
• Regras de Negócio– O seu fluxo de processo irá presumir um determinado conjunto de regras a serem seguidas. Quem realmente faz o que, e acima de tudo, quem deve evitar o quê? Entenda que se faz necessário deixar claro as responsabilidades para implementar e conduzir corretamente o gerenciamento de processos.
• Critérios de Entrada e Insumos –Esses são os critérios que identificam o que precisa realmente acontecer para o processo iniciar. 
• Critérios de Saída-Por outro lado, os critérios de saída identificam o que precisa de fato acontecer quando o processo termina. Aqui se definem itens de trabalho tangíveis gerados através do curso do processo de negócio.
• Diagrama do Fluxo de trabalho– Não é obrigatório, mas cai entre nós que vem muito a calhar incluir um modelo visual que mostre os passos de atividades primárias e exceções. Aqui você pode usar um diagrama de atividades – ou diagrama de raias – que já cai bem.

Conclusão – Considerações Finais

Bem, gafanhoto, aqui você aprendeu os fundamentos desta matéria. Nem foi tanta coisa né? Busquei compactar o conteúdo, mas apresentando o essencial que você precisa aprender.

Não vou poder explicar todas as ferramentas – aí sim é muita coisa – mas no próximo artigo irei abordar um em específico: o método “As is – To be”, usado para identificar o estado atual e o desejado, de um modelo de processos.

Agora, antes de terminar, acredito que vale a pena esclarecer uma dúvida que não é rara de aparecer nas empresas.

Não confunda Modelo de Processos com Procedimento

Como diria meu pai:

Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa, e cada coisa não é a mesma coisa.

Na verdade, é fácil se confundir aqui na ânsia de produzir um trabalho melhor e acabar cobrindo de detalhes a descrição dos processos, entrando nos méritos do “como fazer”.

Mas entenda que se você fizer isso, irá se desviar da ideia principal, perdendo de foco a imagem sobre “o que fazer”.

Por isso nunca se esqueça: enquanto os procedimentos informam ações específicas (como), os processos apontam uma sequência de etapas (o que).

Bom, é isso. Eu espero que esse artigo seja muito útil para você. Se gostou e acredita que pode ajudar algum amigo, envie para ele ou compartilhe nas redes sociais!

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Por fim, eu adoraria saber o que achou deste artigo.

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Referências:

https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process
http://www.bridging-the-gap.com/how-to-analyze-a-business-process/
http://www.bridging-the-gap.com/as-is-business-process/
https://fluxicon.com/blog/2011/01/dont-skip-as-is/
http://br.ccm.net/contents/606-qualidade-gestao-pelos-processos
http://lexicon.ft.com/Term?term=management-processes
http://creately.com/blog/diagrams/business-process-modeling-techniques/
https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_modeling
http://creately.com/blog/diagrams/business-process-modeling-tutorial/
http://www.bpm-akademie.de/akademie/opencms/en/about_us/Process_management_roles/