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Diagnóstico Solucionar problemas

Como descobrir rapidamente a causa raiz de seus problemas utilizando a técnica dos 5 Por Quês

Aprenda este método simples e eficaz para diagnosticar e descobrir a causa raiz dos problemas em seus negócios
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Sabe aquele problema que não quer te largar? Aquele que, quando você pensa que finalmente conseguiu se livrar, insiste em voltar?

E não, eu não estou falando do seu ex-namorado ou da sua ex-namorada, se foi isso o que pensou.

Aqueles problemas que mais parecem crianças teimosas, que não conseguem obedecer e logo estão aprontando de novo, geralmente são sintomas de problemas maiores, que carecem de mais atenção.

É verdade que ninguém gosta de complicações, muito menos de ficar gastando tempo com elas, porque são chatas. Mas soluções rápidas nem sempre podem resolver tudo.

Muitas vezes, aquilo que parece uma solução rápida é apenas paliativa, incapaz de sanar por completo a situação.

Para conseguir resolver de verdade um problema é preciso analisar seus sintomas e se aprofundar mais através de sua cadeia de causalidade.

Minha missão neste artigo é apresentar a você tudo o que precisa saber sobre essa técnica simples e rápida, criada pela líder mundial da indústria automobilística e utilizada por empresas de diversos setores para identificar a causa-raiz de um problema.

Pronto para resolver de uma vez por todas os seus problemas?  Então vamos começar!

Origem

O conceito foi criado originalmente lá pelas tantas de 1930, pelo industrial Sakichi Toyoda, o fundador da Toyota Industries Co., tido por muitos como o “Pai da Revolução Industrial Japonesa”.

Logo se tornou parte fundamental na resolução de problemas do Sistema Toyota de Produção.

No livro “Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production.” (Sistema Toyota de Produção: Além da Produção em Larga Escala) Taiichi Ohno – pioneiro do Sistema Toyota de Produção – refere-se ao método como “a base da abordagem científica da Toyota; repetindo por cinco vezes, a natureza do problema, bem como sua resolução, torna-se clara”.

Funcionamento

Intro técnica dos 5 Por Quês

Um dia desses eu tive a cômica experiência de presenciar uma conversa entre um amigo meu e sua filha de cinco anos.

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– Papai, por que a gente está sem carro?

– Porque tive que deixar na oficina, filha.

– Por que você deixou o carro na oficina?

– Porque ele estava com problema, querida.

– Por que ele estava com problema papai?

– Porque quebrou uma peça, amor.

– Por que a peça quebrou?

– Por que o papai deixou a mamãe dirigir!

Bom, foi muito engraçado, mas brincadeiras a parte, essa curiosidade que as crianças têm pode ensinar-lhe uma valiosa lição sobre diagnósticos.

 

Para descobrir o que de fato causa o problema, você deve analisar uma série de efeitos, até chegar ao início de tudo.

É assim que a técnica dos 5 Por Quês funciona. A ideia é repetir a mesma pergunta que dá nome ao método ao menos cinco vezes para que se compreenda a causa raiz.

Parece simples né? Bom, na verdade é mesmo. Mas existem cuidados importantes a se tomar quando do uso dessa ferramenta.

Explicarei mais abaixo.

Quando usar os 5 Por Quês

É possível utilizar a técnica na solução de problemas e melhorias de qualidade em geral. Porém é mais indicado em situações de menor complexidade, uma vez que a ferramenta tende a isolar uma única causa raiz, enquanto que com problemas mais complexos, cada questão pode suscitar diferentes causas.

Entretanto, considerando sua simplicidade, praticidade e eficiência, quando algo não estiver funcionando como deveria, vale a pena experimentar utilizar essa ferramenta antes de buscar métodos mais elaborados.

Como utilizar os 5 Por Quês

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A ferramenta dos 5 Por Quês é muito simples e fácil, tanto para se aprender como para se aplicar. O processo é assim:

1 – Convoque uma equipe

A técnica tem maior eficácia quando as questões são respondidas por pessoas que têm experiência prática no processo que será examinado.

2 – Anote o problema específico

Utilize um quadro de apresentação ou mesmo uma folha de papel e escreva o problema que será analisado. Isso ajuda a defini-lo e dirigi-lo melhor.

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3 – Faça as perguntas

Inicie um brainstorming, pergunte a razão dos problemas estarem acontecendo e vá anotando abaixo as respostas.

Procure aceitar respostas fundamentadas em fatos e não suposições, para evitar que se torne um processo dedutivo e gere mais confusão.

É importante notar que não são necessariamente apenas cinco perguntas. Você deve descer ao próximo nível cada vez mais, até que se encontre a raiz.

4 – Se não conseguir, volte

Caso as respostas fornecidas não consigam identificar a causa raiz do problema em análise, retome o processo e faça as perguntas novamente.

Não pare até que a haja consenso na equipe quanto à identificação da causa raiz.

5 – Defina a contra medida

Assim que a causa raiz é definida em consenso, procure estabelecer qual a contra medida mais adequada para sanar o problema e evitar que surja de novo no futuro.

Exemplo Prático

Em seu livro, Taiichi Ono supõe o caso de uma máquina parada para nos fornecer o seguinte exemplo:

Por que a máquina parou?
> Houve uma sobrecarga e o fusível queimou

Por que houve uma sobrecarga?
> O mancal não estava lubrificado de modo adequado

Por que o mancal não estava lubrificado de modo adequado?
> A bomba de óleo lubrificante não estava bombeando de forma correta

Por que a bomba não estava bombeando de maneira correta?
> O eixo de acionamento da bomba estava desgastado e trepidando

Por que o eixo estava desgastado?
> Não havia filtro e entraram fragmentos metálicos

Perceba que o processo de repetir o “por que” cinco vezes é capaz de ajudar a encontrar o problema que originou toda a situação e a partir daí ser corrigido.

Repare que se neste caso você simplesmente trocasse o fusível ao invés de executar a manutenção do filtro, não demoraria muito e o mesmo problema voltaria a te assombrar.

Técnicas

Você pode utilizar a ferramenta sozinha, usando um quadro branco ou uma folha de papel. Ou pode utilizá-la em formato tabular, ou mesmo combiná-la com um Diagrama de Ishikawa.

Essas outras possibilidades têm a vantagem, em problemas mais complexos, de permitir uma análise ramificada, podendo fornecer várias causas.

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Porém só falarei mais disso em um próximo post, então continue me acompanhando!

Benefícios

Os principais benefícios que essa ferramenta oferece são:

  • Facilidade na aplicação
  • Rapidez do processo de identificação da causa raiz
  • Eficiência, principalmente em casos mais rotineiros
  • Distinção entre sintomas e causas

Críticas

Todavia, ainda que muito útil, a ferramenta tem suas limitações. Os principais motivos para críticas são:

  • Tendência para isolar uma causa única, enquanto que é possível algumas questões terem mais de uma causa
  • Causas que a equipe ainda não conhece, não podem ser encontradas
  • Tendência à subjetividade dos investigadores
  • Tendência dos investigadores pararem ainda em sintomas

Conclusão

Por quê

A VERDADEIRA CAUSA DO PROBLEMA ESTÁ MUITAS VEZES ESCONDIDA ATRÁS DE SINTOMAS MAIS EVIDENTES.

A ferramenta dos 5 Por Quês é muito útil e extremamente simples, o que facilita a vida dos gestores no dia a dia. Sua praticidade se dá pela sua rapidez e eficiência em casos de baixa a média complexidade.

Já em situações de maior complexidade, ela apresenta limitações. Entretanto, é possível combiná-la com outras técnicas, como o Diagrama de Ishikawa, ou mesmo usá-la em formato tabular, para análise de múltiplas causas.

Mas essas outras técnicas ficam para outro dia, em outro post gafanhoto.

Por enquanto é isso.

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